Посібник із управління складними взаємодіями на роботі

Складні взаємодії, як і краса, часто знаходяться в очах глядача. Вам може здатися, що менеджер, що швидко говорить, надто відвертий, тоді як ваш колега, якому потрібні «лише факти», любить з нею працювати. Поведінка часто здається важкою, коли вона відрізняється від нашої, або заважає задовольняти наші потреби. Відмінності в стилях роботи або цінностях також можуть призвести до проблем. Так само можуть бути ситуації, в яких члени команди мають різні цілі та завдання. Різні основні причини складних взаємодій обговорюються більш детально пізніше.

Чи варто це вашого часу?

Завжди важливо підтримувати хороші робочі стосунки, але не всі стосунки чи взаємодії однаково важливі. Коли ви думаєте про покращення робочих стосунків, пам’ятайте про важливість кожного стосунку для вас — у довгостроковій і короткостроковій перспективі. Якщо у вас є проблеми зі стилем роботи помічника вашого менеджера, і вам потрібно щодня спілкуватися з ним у критичних питаннях, ці стосунки мають високий пріоритет. Але ви надасте менший пріоритет вирішенню розбіжностей із колегою, якого перевели з проекту.

Що заважає?

Навчання керувати складними взаємодіями приносить величезну користь, але вимагає наполегливої ​​праці. Перешкоди для успішного вирішення варіюються від невміння розпізнати проблему, неправильних переконань і психологічного страху перед певними ситуаціями.

Основні причини складних взаємодій та їх вирішення

Як тільки ви відчуєте, що певна поведінка викликає проблеми, спробуйте визначити її першопричину. Нижче наведено кілька прикладів.

Проблема 1

Ви сприймаєте проблеми інакше, ніж інша людина. Наприклад, ви вважаєте вказівки вищого керівництва важливішими, ніж член команди.

Чому вони бачать це саме так?

У кожного з нас свій спосіб сприйняття подій, і це формує наше розуміння світу. Наприклад, якщо ви пережили звільнення, ви можете прочитати оголошення керівництва про розширення зовсім інакше, ніж хтось, хто ніколи не втрачав роботу. Коли ми зосереджуємося на факторах, які здаються нам найбільш доречними, ми шукаємо докази, які підтверджують наші погляди. І наша поведінка випливає з цього розуміння.

Стать, робочі ролі та досвід роботи можуть впливати на перспективу. Старожил, який працює в компанії 27 років і знає, як все робилося завжди, матиме зовсім іншу точку зору, ніж новий працівник, щойно закінчив бізнес-школу.

Рішення 1

Працюючи з поведінкою, яка вам здається важкою, важливо запитати або принаймні припустити про точку зору іншого. Коли ви зможете визнати іншу точку зору та оцінити сприйняття ситуації іншою людиною, ви зможете рухатися до вирішення.

Скажімо, ви бачите, що чиясь наполегливість у роботі над проблемою, яку ви вважаєте неважливою, ґрунтується на її сприйнятті ситуації критичної — усвідомлення цього може допомогти вам почати примиряти ваші розбіжності.

Проблема 2

Вами рухають різні наміри. Вас мотивує якість, а колегу мотивують досягнення.

Чому інша людина діє саме так?

Щоб зрозуміти чиюсь поведінку, потрібно зрозуміти, що мотивує цю людину. На нього може впливати більше ніж одна причина, але завжди є домінуюча.

Робоча поведінка часто мотивується необхідністю:

• швидко завершити роботу. Наприклад, хтось, хто вважає завершення пріоритетом, може мати мало терпіння чекати додаткових деталей.
• виконати роботу без помилок. Той, хто хоче завершити проект без помилок, може зберігати інформацію або мати проблеми з прийняттям швидких рішень.
• будувати стосунки під час роботи. Комусь, хто любить спілкуватися, може бути важко чесно дати відгук.
• отримати визнання за роботу. Хтось, хто жадає визнання, може спробувати поширити свої проектні обов’язки на важливу сферу, щоб забезпечити визнання.
• уникайте покарань або несхвалення під час роботи. Той, хто хоче уникнути несхвалення, може піти на багато чого, щоб уникнути ризику.

Кожна мотивація має свої плюси і мінуси. Справжні проблеми, як правило, починаються тоді, коли потреби людей не задовольняються. Наприклад, люди, які мають високу потребу ладити, можуть мати проблеми з самоствердженням через страх не сподобатися.

Рішення 2

Коли ви знаєте, що мотивує когось, ви можете спробувати пристосуватися до нього або її для обопільної вигоди. Ви також можете використовувати те, що знаєте про іншу людину, щоб передбачити, як вам двом найкраще працювати разом.

Як задовольнити потреби інших людей

проблема

Ви працюєте і спілкуєтесь по-різному. Вам подобається тримати всі проблеми відкрито, але ваш керівник вважає за краще вирішувати питання по одному.

Чому він або вона робить це саме так?

Люди віддають перевагу стилям роботи та спілкування. Деякі стилі природно добре поєднуються, тоді як інші конфліктують.

Нижче наведено чотири бажані стилі з описами та докладною інформацією про те, як вони працюють. Визначте, хто з них найбільше схожий на вас, а який – на іншу особу.

Рішення

Коли ви визначите свій стиль роботи та стиль іншої людини, ви можете зосередитися на тому, як задовольнити вподобання один одного.

Типи особистостей та їх функції

проблема

Ваша поведінка сприяє негативній поведінці. Наприклад, ваша пильність щодо термінів виконання проекту змушує члена команди брати на себе меншу відповідальність за досягнення основних етапів.

Що я зробив, щоб вплинути на їхню поведінку?

Поведінка не працює окремо. Це реакція на щось або когось. Ніхто не може змусити когось іншого щось робити чи відчувати, але все одно важливо визнавати свою роль у впливі на поведінку іншого.

Рішення

Коли ви усвідомлюєте, що ваші дії призводять до небажаної поведінки в інших, спробуйте уникнути цього або зробіть щось інше. Вплив на поведінку є динамічним процесом, часто можна побачити, що працює миттєво. Тому, якщо ви не отримуєте бажаних результатів, спробуйте щось інше.

Як працювати з різними стилями роботи

Чи варто завжди намагатися працювати зі складною поведінкою?

Ні. Деякі форми поведінки надто складно розглянути в діловому середовищі, або винагороди недостатньо, щоб виправдати час, витрачений на це. Розгляньте можливі результати та визначте, чи вартий ваш час того.

Я розумію поведінку іншої людини, але мені все одно не подобається працювати з ним. Що я можу зробити?

Пам’ятайте, що у центрі уваги повинні бути результати та робочі відносини. Вам не обов’язково подобатися ця людина, щоб вважати за доцільне звернути увагу на її важку поведінку. Тримайте фокус розмови на результатах і на тому, як покращити робочі відносини. Двоє людей можуть працювати дуже ефективно, не подобаючись один одному.

Коли першопричиною є ситуація

Коли складністю є ситуація, а не обов’язково конкретна поведінка, вам потрібно ефективно спілкуватися, щоб примирити розбіжності та досягти згоди.

Спочатку послухай

«Спочатку вислухайте» означає зосередитися на тому, щоб бути відкритим і не засуджувати, поки інша особа пояснює своє обґрунтування. Таке слухання допомагає чіткіше зрозуміти наміри людини. Це також може зміцнити довіру та взаємну оцінку.

Покажіть, що ви намагаєтеся з кимось працювати

• Відмовтеся від суджень, зберігаючи свій розум відкритим для інших точок зору
• Уважно прислухайтеся до слів і наміру. Робіть нотатки.
• Перефразуйте почуте, щоб перевірити розуміння. Наприклад, «Я чую, як ви говорите...».
• Задайте питання для уточнення. Наприклад, «Що саме в моїй рекомендації ви бачите як проблему?

Примирення розбіжностей: питання, позиції та інтереси

Коли люди займають різні позиції щодо проблеми і твердо їх дотримуються, командна робота припиняється. Ключ до примирення розбіжностей полягає в тому, щоб зрозуміти точку зору іншої людини, ставлячи відкриті запитання, і чітко висловити свою точку зору, пояснюючи своє обґрунтування.

Використовуйте запитання, щоб розкрити інтереси

Зазвичай люди знають, у чому полягає проблема, яка викликає труднощі, і яка їхня позиція щодо цього. Однак вони можуть не усвідомлювати глибинні інтереси, які формують їхню позицію. Щоб розкрити ці інтереси, потрібно ставити відкриті запитання. Наприклад, 'Чому ви не бажаєте надати мені стільки ж відпустки, скільки інші керівники відділів?'

Використовуйте міркування, щоб довести свою точку зору

Ви також повинні вміти пояснити свої власні інтереси. Сформулюйте свою позицію, дані, які її підтверджують, і вплив того, що ви пропонуєте. Викликайте реакцію іншої людини на ваше пояснення.

Як тільки ваші інтереси та інтереси іншої людини будуть чітко зрозумілі, ви обоє можете почати пошук творчих рішень.

Основні кроки для вирішення складних взаємодій

• Визначте першопричину
• Виберіть стратегію, виходячи з першопричини.
• Реалізуйте стратегію.
• Слідкуйте за ефективністю своєї стратегії

Визначте першопричину

Складні взаємодії можуть виникати через:

• дві людини по-різному сприймають поведінку, проблему або ситуацію
• дві людини мотивовані різними інтересами
• дві людини мають різні стилі роботи
• поведінка однієї людини сприяє негативній поведінці іншої людини.

Виберіть стратегію на основі першопричини

• Спробуйте зрозуміти складну взаємодію з точки зору іншої людини.
• Ставте відкриті запитання, щоб розкрити мотивацію іншої людини.
• Якщо основною причиною є поведінка, визначте приховану емоцію — страх, занепокоєння тощо — і визнайте це іншій людині.
• Якщо основною причиною є стиль роботи, спробуйте скоригувати свою поведінку так, щоб ви взаємодіяли з іншою людиною так, як їй чи їй буде зручніше.
• Якщо основною причиною є ваша власна поведінка, змініть її.
• Якщо джерелом труднощів є якась ситуація, попрацюйте над тим, щоб розкрити інтереси іншої людини та повідомити про свої власні.

Відстежуйте ефективність своєї стратегії

• Уважно слухайте під час виконання.
• Дайте іншій людині можливість відповісти.

Кроки для зміни власної поведінки

• Визначте, яка поведінка вам не подобається в іншій людині.
• Перевірте, яка зміна у вашій власній поведінці може звести до мінімуму важку поведінку іншої людини.
• Дослідіть цінності та уявлення, через які вам важко змінитися.
• Виберіть одну зону, де ви можете розмістити іншу особу.
• Реалізуйте свою стратегію повільно.
• Уважно стежте за будь-якими змінами в поведінці іншої людини – обов’язково винагороджуйте такі зміни.

Кроки для підготовки до складної взаємодії

• Разом визначте мету взаємодії.
• Опишіть будь-які події, які впливають на цю взаємодію.
• Визначте бажані кінцеві результати та будь-які існуючі перешкоди.
• Будьте готові описати, що станеться, якщо проблему не вирішити.

Етапи використання методів спілкування для примирення розбіжностей

• Використовуйте методи активного слухання, щоб передати свій інтерес.
• З’ясуйте глибинні інтереси кожної людини
• Запитуйте та вносьте пропозиції щодо вирішення проблеми.

Використовуйте методи активного слухання, щоб передати свій інтерес

• Відкладіть власні реакції та прислухайтеся до намірів і почуттів іншої людини.
• Спочатку тримайте власну думку подалі від розмови.
• Перефразуйте почуте.
• Перевірте, чи немає в іншої людини невисловлених припущень чи почуттів

Дізнайтеся про основні інтереси кожної людини

• Зробіть своє сприйняття та обґрунтування чіткими.
• Перевірте розуміння.
• Попросіть іншу людину пояснити свою точку зору.
• Визнайте точку зору іншої людини.

Запитуйте та робіть пропозиції щодо вирішення проблеми

• Почніть з невеликих угод.
• Працюйте з однією ідеєю одночасно.
• Зосередьтеся на згоді, а не на незгоді

Поради щодо ефективного слухання

• Призупинити вирок
• Перефразуйте те, що сказав інший
• Ставте відкриті запитання.
• Підтримуйте зоровий контакт і використовуйте мову тіла, яка вказує на сприйнятливість.

Поради щодо підтримки ефективних робочих відносин

• Підкресліть спільний підхід до вирішення проблем.
• Будьте доступними.
• Приймайте людей такими, якими вони є.
• Тримайте проблеми стосунків окремо від питань процесу.
• Будь відкритим.
• Збалансуйте розум і емоції
• Активно слухайте, щоб запитувати, слухати та розуміти іншу людину
• Порадьтеся з іншими, перш ніж прийняти рішення про дію
• Покладайтеся на переконання, щоб досягти угод

Поради щодо реагування на образливу поведінку

• Ви не можете уникнути конфліктів, але ви можете керувати їх результатами
• Ставтеся до важкої поведінки як до спільної проблеми
• Встановити згоду з основних питань. Працюйте в теперішньому часі - уникайте посилань на минулі помилки
• Не попадіться на політику «око за око».

Поради щодо роботи з особливо складною поведінкою

Поради щодо поведінки, що залежить від ролі

Поради щодо керування складною поведінкою прямого підпорядкованого

Перед взаємодією:

• Чітко поясніть свої очікування.
• Підготуйтеся подумки – відрепетируйте, як це може відбуватися.
• Зверніться за порадою до третьої особи

Під час взаємодії:

• Перериватись.
• Порахуйте до 10, якщо перерва неможлива.
• Визнайте свої емоції та говоріть про них.
• Прийняти відповідальність за поведінку, якщо це доцільно.

Поради щодо керування важкою поведінкою колеги

• Попрацюйте над проблемою разом, щоб побачити, чи можуть спільні цілі надихнути вас на кращу співпрацю.
• Поділіться кредитом, щоб прибрати увагу до суперництва.
• Дайте відгук про проблеми, які, на вашу думку, є проблемою.

Поради вашого керівника щодо поводження зі складною поведінкою

• Подумайте, чи людина усвідомлює вплив своєї поведінки.
• Спробуйте визначити, чи не заважає спільній роботі якесь основне уявлення про вашу роботу.

Кращий винос

Тепер ви знаєте майже все, що потрібно знати про врегулювання конфліктів на роботі. Пам’ятайте, що кожна ситуація індивідуальна, але зазвичай хороше спілкування та спроба визначити корінь проблеми може допомогти вирішити проблеми набагато швидше.

У вас є якісь поради щодо управління складними взаємодіями на роботі? Дайте нам знати в коментарях нижче!

Цей вміст є точним і правдивим, наскільки це відомо автору, і не призначений для заміни офіційної та індивідуальної поради кваліфікованого спеціаліста.